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3.2.3 Mailing List definizione, creazione e gestione - WebMail Completa

La Mailing list è una lista di indirizzi email destinati a ricevere specifiche informazioni e/o partecipare a discussioni via email su argomenti e interessi comuni.

Il Pannello WebMail consente di creare una Mailing List nel modo più professionale, grazie ai filtri e alle opzioni configurabili. La funzione è riservata ai soli utenti Postmaster.

Attraverso il menu Mailing List  è possibile eseguire le seguenti operazioni:
1. accedere alla WebMail tramite il tasto Gestisci mail di dominio tramite l'utente postmaster:
2. Cliccare la voce -Mailing List-



3. Cliccare sul tasto -Aggiungi- in alto:



4. Nello spazio -Aggiungi Mailing List- digitare:
  • -Nome Mailing List- da associare alla Mailing list in creazione;
  • -Indirizzo Email del gestore della lista-, è consigliabile impostare un indirizzo del dominio;
  • -Prefisso da visualizzare nell'header dei messaggi-, un breve testo che viene anteposto tra parentesi quadre nell’oggetto di tutti i messaggi inviati attraverso la lista:


5. Selezionare le Opzioni Invio Messaggi in base alle proprie esigenze, scegliendo tra le seguenti alternative: 
  • -Tutti possono inviare messaggi- la lista accetta i messaggi da qualsiasi indirizzo email che le invia un messaggio e lo smista in automatico a tutti gli iscritti;
  • -Solo gli iscritti alla lista possono inviare messaggi, altri mittenti vengono rifiutati- la lista accetta i messaggi esclusivamente dagli iscritti, gli altri mittenti, inclusi i moderatori, ricevono un messaggio di rifiuto;
  • -Solo gli iscritti ed il moderatore possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione- la lista accetta i messaggi dagli iscritti e dal moderatore, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria l'approvazione;
  • -Solo i moderatori possono inviare messaggi, altri mittenti vengono rifiutati- la lista dopo aver ricevuto un messaggio invia al moderatore un messaggio per richiedere l’approvazione dell’invio solo se il mittente del messaggio è un indirizzo moderatore, altrimenti invia al mittente un messaggio di rifiuto;
  •  -Solo i moderatori possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione- la lista dopo aver ricevuto un messaggio da un qualsiasi mittente invia al moderatore un messaggio per richiedere l’approvazione dell’invio.
È sconsigliabile abilitare l’opzione -Tutti possono inviare messaggi-, in particolare per le liste dove gli iscritti sono numerosi, poiché qualora uno degli iscritti utilizzasse la funzione “Rispondi a tutti” genererebbe un nuovo invio a tutta la lista e non solo al mittente.

Le opzioni consigliate se la lista viene utilizzata per comunicazioni di vario genere sono:

-Solo i moderatori possono inviare messaggi, altri mittenti vengono rifiutati-
-Solo i moderatori possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione-
 


6. Configurare le Opzioni Mailing List
  1. Invia risposte a: in tale sezione è possibile impostare a chi inviare le risposte degli iscritti ad un messaggio della Mailing list ed è possibile scegliere tra -Mittente originale-, -Intera lista- (sconsigliato perché in questo modo si renderebbe Aperta la mailing list) oppure a -Indirizzo-, indicandolo di seguito.
  2. -Includi un trailer alla fine di ogni messaggio-: il trailer può essere descritto come una firma che viene inserita in ciascun messaggio che la lista invia. Occorre precisare che il trailer viene aggiunto esclusivamente se il messaggio spedito alla lista è in formato testuale.
  3. -Imposta una versione digest della lista-: selezionando tale opzione i messaggi della lista non vengono inviati singolarmente agli iscritti alla lista digest, ma raggruppati in un'unica email che viene inviata solo se viene soddisfatta una delle seguenti condizioni:
  • Sono passate almeno 48 ore dall’ultimo digest;
  • Sono passati almeno 30 messaggi dall’ultimo digest;
  • In totale è stata superata la soglia di 64KB di messaggi dall’ultimo digest.
  1. -Richieste di servizio inviate a -request-: tale opzione consente di scegliere se gli utenti possono inviare alla lista soltanto le richieste di sottoscrizione e cancellazione o anche altre tipologie di richieste.


7. 
Configurare l'Amministrazione Remota: selezionando le opzioni di tale sezione viene abilitato l’invio dei comandi amministrativi da remoto, vale a dire tramite email. Per maggiori informazioni è possibile consultare la guida dedicata.
 
È possibile, inoltre, abilitare per i moderatori le seguenti funzioni:
  • Visualizzare la lista di iscritti ed effettuare ricerche
  • Modificare i file testuali (come ad esempio: trailer, messaggio, aiuto, ecc.)
Tale opzione consente di abilitare o disabilitare agli amministratori alla modifica dei messaggi di testo della lista.
 
8. Scegliere il comportamento per le richieste di iscrizione e cancellazione: tramite tali sezioni si può configurare il comportamento del sistema in fase di iscrizione o cancellazione da parte di un utente. È possibile selezionare:
  1. -Richiedi conferma con un reply al messaggio spedito all'indirizzo di sottoscrizione-, tale opzione consente di abilitare l’invio di un messaggio all’utente iscritto per confermare l'iscrizione;
  2. -Richiedi l'approvazione di un moderatore-, attivando tale opzione se un utente richiede l’iscrizione, viene inviato un messaggio al moderatore che può approvare o meno.
  3. -Richiedi conferma con un reply al messaggio spedito all'indirizzo di sottoscrizione, tale opzione consente di abilitare l’invio di un messaggio all’utente cancellato per confermare la cancellazione.



9. Abilitare l'Archivio messaggi: scegliendo le opzioni indicate nell'immagine è possibile avere uno storico completo di tutti i messaggi della lista, limitando l’accesso all’archivio ai soli moderatori. È possibile, in alternativa, fornire un accesso -Aperto a tutti- o -Limitato agli iscritti-.



Cliccare su -Salva-, in alto, per salvare la configurazione:



I parametri per la gestione della lista possono essere definiti successivamente cliccando sulla mailing list creata, che compare immediatamente nell'elenco.
 
L'inserimento di un nuovo iscritto da parte del moderatore è semplice e intuitivo:

• cliccare il tasto + nella colonna Gestione Iscritti in corrispondenza della Mailing List nella quale si desidera inserire l'indirizzo

 
• Nella successiva schermata cliccare il pulsante ;
• indicare l'indirizzo email e cliccare su -Salva-

 
È possibile rimuovere un contatto dalla Mailing List cliccando il pulsante -Cancella sottoscrittore- nella barra in alto, indicando l'indirizzo da rimuovere, o cliccando l'icona presente nella colonna Elimina accanto all'indirizzo da eliminare dell'elenco.
 

 
In caso occorresse inserire un numero consistente di iscritti è possibile importare contatti dal proprio PC, aggiungendoli in automatico al proprio elenco iscritti, è possibile cliccare il pulsante https://guide.hosting.aruba.it/images/webmail/52.aspx, quindi scegliere il file contenente i nuovi indirizzi email. È necessario utilizzare un file .csv, che può essere generato ad esempio con Microsoft Excel o Libre Office calc, composto da soli indirizzi email posti su un’unica colonna, e poi salvato come .csv senza caratteri di separazione). Cliccando su -Apri- i nuovi indirizzi sono aggiunti in automatico e visibili sulla lista -Elenco Iscritti-.
 
È possibile, inoltre, esportare e salvare (sul proprio PC) il proprio Elenco Iscritti. La lista è salvata in formato Excel e questa funzione permette di avere a portata di mano un backup sempre pronto all’uso. Per procedere è sufficiente cliccare sul pulsante https://guide.hosting.aruba.it/images/webmail/51.aspx e salvare il file generato in automatico dal sistema.
 
È possibile inserire facilmente nuovi moderatori alla lista attraverso la seguente procedura:

• cliccare il tasto + nella colonna Gestione Moderatori in corrispondenza della Mailing List per la quale si desidera aggiungere il moderatore


• Nella successiva schermata cliccare il pulsante ;
• indicare l'indirizzo email e cliccare su -Salva-
 
Per rimuovere Amministratori dalla Mailing List, cliccare sul pulsante  in corrispondenza della casella da disabilitare dalla Gestione della Lista.
 
Una volta creata la Mailing list per inviare un messaggio a tutti gli iscritti è sufficiente scrivere una email da qualunque programma di posta, dispositivo mobile o dalla WebMail da un mittente autorizzato in fase di configurazione indicando nel campo A o CC del messaggio:

nomemailinglist@nomedominio.com

dove nomemailinglist va sostituito con il nome assegnato alla lista in fase di creazione e nomedominio.ext va sostituito con il proprio nome a dominio.
 
  Nel caso la Mailing list fosse stata configurata con l'opzione -Solo gli iscritti ed il moderatore possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione- o con l'opzione -Solo i moderatori possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione- il moderatore riceve un messaggio contenente le istruzioni per accettare l’invio.
Generalmente è sufficiente rispondere al messaggio con una email vuota.
È possibile avvalersi per la Mailing List di regole e filtri, per la configurazione è possibile utilizzare i pulsanti specifici: AntispamWhiteList e BlackList in corrispondenza della Mailing List desiderata:

  La richiesta di iscrizione alla Mailing List può avvenire, ad esempio:
  • tramite apposito form sul sito;
  • tramite invio di email con consenso esplicito.   
  Per ulteriori informazioni in merito alla richiesta di iscrizione alla Mailing List, rivolgersi all'Assistenza Aruba aprendo una Richiesta di assistenza sul portale assistenza.aruba.it
 La Mailing List può essere utilizzata 
da chiunque possegga un servizio Aruba con associato un servizio Email. È escluso l'utilizzo con servizi di posta di altri gestori.
Per gestire i comandi della propria mailing list via email
consultare la guida dedicata Gestione della Mailing List via email
 
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