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3.2.3 Mailing List definizione, creazione e gestione

La Mailing List è una lista di indirizzi email destinata a ricevere specifiche informazioni e/o partecipare a discussioni via email su argomenti e interessi comuni. 

Il Pannello Webmail sezione Gestisci consente di creare una Mailing List nel modo più professionale, grazie ai filtri e alle opzioni configurabili. Per ogni Mailing List è necessario specificare un Amministratore o Gestore della Lista, cioè un indirizzo email dell’utente che ha il pieno controllo sulla Lista stessa, con poteri di iscrivere e cancellare utenti, modificare le impostazioni e cancellare la mailing list.
La funzione è riservata ai soli utenti Postmaster.

A seguire la procedura dettagliata su come crearla e gestirla:
Una volta effettuato l’accesso al Pannello Gestisci:
1. Aprire il menù -Gestione- in basso a sinistra;
2. Poi cliccare sulla voce -Mailing List-:



3. Cliccare sul tab -Aggiungi- in alto:



4. Nello spazio -Aggiungi Mailing List- digitare:
- Nome da associare alla Mailing list in creazione;
- l’indirizzo email del gestore della mailing list;
- e il prefisso per individuare facilmente la mailing list negli headers dei messaggi:



Il pannello offre varie funzioni che ne consentono la totale personalizzazione. Per un corretto funzionamento della Mailing List e per evitare problemi di distribuzione indesiderata (come mail di SPAM o VIRUS), è opportuno seguire nel dettaglio la configurazione sotto indicata.   
Dal tab -Impostazioni Avanzate-:

5. Opzioni Invio Messaggi: selezionare l’opzione indicata per limitare ai soli iscritti alla lista di inviare i messaggi alla lista intera. In questo modo gli altri utenti saranno rifiutati. Sconsigliamo di abilitare l’opzione -Tutti posso inviare messaggi-, in quanto la MailingList oscura in automatico i destanatari del messaggio, ma se viene selezionata questa opzione, il mittente di ogni singola email di risposta diventa visibile a tutti i destinatari della MailingList stessa:



6. Opzioni Mailing List: raccomandiamo la configurazione indicata oppure di specificare un altro indirizzo. Evitare di abilitare la voce -Intera Lista- (in questo modo si renderebbe “aperta” la mailing list):



7. Amministrazione Remota: configurando le opzioni nel modo indicato, viene abilitato l’invio dei comandi amministrativi da remoto, vale a dire tramite email. Gli utenti così abilitati, non possono però iscriversi o cancellarsi dalla lista in modo autonomo, ma solo gli amministratori della lista possono effettuare tali operazioni.

8. Richiesta di Iscrizione e Cancellazione: in questo modo verrà recapitata un'email di conferma da inviare al richiedente tutte le volte che un iscritto richiede l’iscrizione o la cancellazione del suo profilo dalla Mailing List.



9. Archivio del Messaggio: abilitando le opzioni nel seguente modo, si ha uno storico completo di tutti i messaggi della lista, e si limita l’accesso all’archivio ai soli moderatori.



Cliccare su -Salva-, in alto, per salvare la configurazione:

Da questa schermata il moderatore ha la possibilità di inserire nuovi iscritti alla lista. L’operazione è semplice e intuitiva:

 Selezionare il tab -Gestione Iscritti-;



 Selezionare -Aggiungi Iscritto- quindi digitare, nello spazio indicato, l’indirizzo di posta;
 Cliccare su -Salva-



Per rimuovere i contatti dalla Mailing List, cliccare sul pulsante -Cancella sottoscrittore- corrispondente all’indirizzo da eliminare:



Inoltre, si ha la possibilità di esportare e salvare (sul proprio PC) il proprio Elenco Iscritti. La lista viene salvata in formato Excel e questa funzione permette di avere a portata di mano un backup sempre pronto all’uso. Per procedere è sufficiente cliccare sul pulsante  e salvare il file generato in automatico dal sistema.

Per importare contatti dal proprio PC e aggiungerli in automatico al proprio elenco iscritti selezionare il pulsante , quindi scegliere il file contenente i nuovi indirizzi email. È necessario creare un file .csv (può essere generato ad esempio con con excel o Libre Office calc, deve essere composto da soli indirizzi email posti su un’unica colonna, e poi salvato come .csv senza caratteri di separazione). Cliccando su -Apri- i nuovi indirizzi sono aggiunti in automatico e visibili sulla lista -Elenco Iscritti-.
Dal tab Amministratori si ha la possibilità di inserire nuovi moderatori alla lista. L’operazione è semplice e intuitiva:

Selezionare il tab -Gestione Moderatori-;



Selezionare -Aggiungi Moderatore- quindi digitare, nello spazio indicato, l’indirizzo di posta;
Cliccare su -Salva-



Per rimuovere gli Amministratori dalla Mailing List, cliccare sul pulsante  in corrispondente alla casella da disabilitare dalla Gestione della Lista.
Una volta creata la Mailing List per inviare una email a tutti gli iscritti è sufficiente indicare nel campo -A- o -CC- del messaggio:

nomemailinglist@nomedominio.com

dove nomemailinglist è il nome che avete assegnato alla lista in fase di creazione (quello visualizzato in -Mailing List- nel pannello Gestione)
Per applicare le varie regole e configurare i filtri disponibili, utilizzare i pulsanti specifici: Antispam, WhiteList e BlackList in corrispondenza della Mailing List desiderata:


Fondamentali, ai fini di una corretta gestione della Mailing List, sono i requisiti di validità della stessa, di seguito riportati:
Per un corretto invio di Mailing List da parte del mittente, è obbligatorio il rilascio dell'informativa specifica (art. 13 del Codice) ai destinatari delle comunicazioni promozionali, in modo tale da assicurare un’informazione chiara e adeguata in merito al trattamento dei loro dati, nonché il consenso consapevole alla ricezione di determinate comunicazioni.

Il contenuto dell’informativa è a discrezione del mittente della Mailing List, ma deve essere documentato per iscritto (art. 23, comma 3 del Codice) e il consenso acquisito per la finalità di invio di Mailing List deve essere libero, informato, specifico, con riferimento a trattamenti chiaramente individuati.

È pertanto necessaria la presenza contestuale di tutti i menzionati requisiti, per ritenere tale trattamento conforme al Codice, per cui si consiglia di consultare l'Informativa completa.

Il consenso del contraente deve essere specifico per ciascuna eventuale finalità perseguita e per ciascun eventuale trattamento effettuato. In tal modo, gli interessati sono messi in grado di esprimere consapevolmente e liberamente le proprie scelte in merito al trattamento dei loro dati personali.
  La richiesta di iscrizione alla Mailing List può avvenire, ad esempio:

tramite apposito Form sul sito
tramite invio di email con consenso esplicito
 
 
 La Mailing List può essere utilizzata
da chiunque possegga un servizio Aruba con associato un servizio Email. È escluso l'utilizzo con servizi di posta di altri gestori
 Per gestire i comandi della propria mailing list via email
consultare la guida dedicata Gestione della Mailing List via email - versione Completa
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