Attraverso il menu
Contatti è possibile creare, gestire e organizzare una o più rubriche di indirizzi.
Effettuato l'accesso a
WebMail è possibile, tramite tale area, eseguire le seguenti operazioni:
1. Selezionare sul menu di sinistra la Rubrica nella quale si desidera inserire il contatto, di default è già presente la rubrica
Personale (accompagnata da
Aziendale nel caso fosse attivo sul dominio
il servizio opzionale Business Mail);
2. cliccare sul pulsante + CONTATTO.
A fronte di tale operazione, si apre la seguente schermata che richiede l’inserimento di alcune informazioni sul profilo del contatto da inserire: Nome, Cognome, Qualifica, Azienda, Email e Note. È possibile visualizzare campi ulteriori cliccando su Mostra più campi. Per salvare i dati del nuovo contatto cliccare su Salva.
Il contatto appare immediatamente nell'elenco della relativa rubrica. È possibile marcare un contatto come preferito cliccando sull’icona 
sulla relativa riga dell’elenco.
Il menu
Contatti offre anche la possibilità di creare Gruppi di Persone, ad esempio, per l'invio di messaggi in modalità broadcast, cioè a tutto il gruppo creato.
Per creare un
Gruppo:
1. selezionare sulla barra a sinistra la Rubrica sulla quale si desidera eseguire l'operazione;
2. cliccare il pulsante
+ Crea gruppo in altro a destra, assegnare un nome al gruppo e cliccare
OK.
Una volta creato, il gruppo compare nella
lista di tutti i Gruppi presenti nella rubrica della quale fa parte.
Il numero dei Gruppi attivi è visibile dalla pagina di visualizzazione generale dei gruppi e dei contatti.
È possibile assegnare un contatto a un gruppo facendo doppio click sullo stesso con il tasto sinistro del mouse o cliccandoci con il tasto destro del mouse, posizionandosi su
Gruppi, selezionando il nome del gruppo nel quale si desidera inserire il contatto e poi cliccando
Applica.
Per inviare un'email a un gruppo è possibile scegliere la rubrica, il gruppo che è stato creato al suo interno, e successivamente cliccare il tasto evidenziato nell'immagine:
Per creare una nuova rubrica, che affianchi
Personale creato di default e
Aziendale, presente solo nel caso fosse attivo il servizio opzionale
Business Mail, è possibile cliccare sul tasto
+ presente nel menu
RUBRICHE.
Il menu
Altro ≡ , presente all'interno di tutte le rubriche in alto a destra, consente di importare contatti all’interno di una rubrica già esistente o di esportarli:
Importare una rubrica
Per procedere all’importazione di indirizzi: selezionare dal menu
Contatti la rubrica di interesse, cliccare su
Altro ≡ e scegliere la voce
Importa contatti.
Selezionare il file, precedentemente salvato in locale sul proprio PC, da importare (i formati supportati sono
CSV o LDIF) .
Il file CSV per essere correttamente importato deve essere formattato come il file di testo in questo link.
Per creare una lista di contatti idonea al caricamento:
- aprire il file indicato in precedenza con il Blocco note (o programma equivalente in Mac);
- lasciare intatta la prima riga che indica l'ordine dei campi da compilare;
- dalla seconda riga modificare i valori dei campi tra le virgolette con quelli effettivi dei contatti;
- se per una delle righe non si vuole indicare un certo valore, ad esempio il cognome, rimuovere il campo, incluse le virgolette, ma lasciare la virgola
es.: "Mario",,"Mario Rossi","[email protected]","+39 123456"
- al termine della compilazione premere invio sulla tastiera per lasciare una riga vuota alla fine del file, in assenza di tale accorgimento non sarà importato l'ultimo campo;
- salvare il file tramite Salva con nome scegliendo il nome che si preferisce seguito necessariamente dall'estensione .csv (digitandola). Lasciare la codifica utf-8 e nel menu a tendina Salva come scegliere Tutti i file.
Esportare una rubrica
Per effettuare l’esportazione di una rubrica selezionare il menu
Contatti e nella la rubrica di interesse, cliccare su
Altro ≡ e quindi
Esporta rubrica in formato CSV o
Esporta rubrica in formato LDIF.
È possibile aggiungere un contatto alla rubrica anche dal campo mittente di un messaggio ricevuto.
Per inserire l'indirizzo nella rubrica aprire l'email, cliccare il mittente del messaggio e poi Aggiungi a contatti.
Se per il dominio è stato attivato il servizio opzionale Business Mail le rubriche possono essere anche condivise con altri utenti. Per informazioni relative alle Condivisioni è possibile consultare la guida dedicata.
I contatti possono essere sincronizzati tra la WebMail, programmi di posta locali e dispositivi mobili. Per maggiori informazioni è possibile consultare la guida dedicata per PC/Mac o per cellulare/tablet.