Argomenti:

• come funziona l'archivio;
• come abilitare/disabilitare l'archivio;
• come consultare l'archivio.

L'Archivio di sicurezza è uno spazio dedicato dove viene salvata automaticamente una copia dei messaggi inviati e ricevuti attraverso la casella di posta del dominio per la quale è stato abilitato il servizio. Funziona solo per i messaggi inviati direttamente all’indirizzo email con l’archivio attivo. Eventuali email recapitate a quell'indirizzo tramite forward (redirect) o alias non vengono archiviate.

Come funziona l'archivio

 
Si può accedere all'Archivio di sicurezza attraverso Webmail o un qualsiasi programma di posta. Per l'utilizzo attraverso un programma occorre attivare l'opzione Accesso all'Archivio tramite IMAP, come spiegato nella sezione successiva. L'amministratore della posta del dominio deve abilitare questa funzione per ogni casella desiderata.
Si tratta di una copia di sicurezza automatica di tutti i messaggi e allegati, che può essere utilizzata, ad esempio, per recuperare messaggi cancellati dalla casella.
Per evitare di saturare lo spazio disponibile è possibile configurare le Opzioni di cancellazione per eliminare i vecchi messaggi dopo un certo periodo di tempo.

Come abilitare/disabilitare l'archivio

 
Per attivare l'archivio procedere come descritto di seguito:

1. autenticarsi in Webmail, selezionando la versione Smart;
2. cliccare in alto su Gestione;
3. cliccare a sinistra sul menu Caselle;
4. viene mostrata la lista delle caselle di posta esistenti, per attivare la funzione su una casella di posta, cliccare sul relativo link Attiva l'archivio nella colonna Spazio archivio. Se l'archivio è già attivo, viene visualizzata la quota occupata;
5. confermare cliccando il pulsante Attiva archivio.

Una volta attivato l'archivio il pannello propone ulteriori scelte per la configurazione della funzione:

• di default l'archivio è impostato in sola lettura, che significa che non è possibile eliminare o spostare i messaggi archiviati. Tuttavia, è possibile cambiare questa impostazione cliccando sul selettore rosso accanto alla voce Archivio in scrittura per spostarlo sulla posizione verde, se si desidera modificare o cancellare i messaggi archiviati;
• se si desidera accedere all'archivio attraverso un programma di posta (come, ad esempio, Outlook o Thunderbird) per visualizzare i messaggi archiviati o effettuare le operazioni attivate con il permesso di scrittura indicato in precedenza, è possibile abilitare l'Accesso all'Archivio tramite IMAP cliccando il selettore accanto a tale voce e portandolo dal rosso al verde. La sezione successiva di questa guida spiega come configurare l'accesso all'archivio tramite un programma di posta;
• per evitare l'esaurimento dello spazio a disposizione per l'archivio è possibile impostare le Opzioni di cancellazione in modo da consentire l'eliminazione dei contenuti dopo un intervallo di tempo di 6/12/18/24/30/36/42/48 mesi.
  La cancellazione effettiva dei materiali potrebbe avvenire 2-3 giorni prima o dopo la data prevista.
  

 

Come consultare l'archivio

 
È possibile accedere allo spazio archivio per la consultazione o la gestione (se è stato abilitato l'Archivio in scrittura) dei messaggi in esso conservati in due modi:

➜ Attraverso webmail.aruba.it

1. Autenticarsi con la propria casella;
2. cliccare in alto sul menu Archivio;
3. navigare tra le cartelle a sinistra per consultare i messaggi presenti nello spazio.

• All'interno della cartella Posta in arrivo saranno presenti, raggruppati per mese, i messaggi ricevuti, salvati nelle cartelle di sistema e personalizzate. Le email saranno ordinate per data, ma le cartelle che li contenevano non saranno visibili;
• all'interno della cartella Posta inviata saranno presenti i messaggi inviati;
• se si abilita l'opzione Archivio in scrittura (come indicato nella sezione precedente) il sistema consente anche di spostare o cancellare i messaggi che non si desidera conservare. Non è possibile cancellare le cartelle, ma solo il loro contenuto.

➜ Attraverso un programma di posta (es. Outlook o Thunderbird, Mail, ecc.)

1. Attivare (l'operazione deve essere eseguita dall'amministratore della posta del dominio)  l'Accesso all'Archivio tramite IMAP, come indicato nella sezione precedente;
2. aprire il proprio programma;
3. aggiungere un nuovo account utilizzando le seguenti impostazioni:

   POSTA IN ENTRATA

   • Nome: a scelta dell'utente, ad esempio "archivio della casella nomecasella";
   • Indirizzo posta elettronica: indirizzo casella di archivio tipo [email protected]
     (per una casella che ha l'indirizzo [email protected] l'indirizzo di archivio sarà [email protected], l'indirizzo di archivio viene comunicato dal pannello in fase di creazione);
   • Tipo di Protocollo: IMAP;
   • Nome utente: lo stesso valore indicato nel campo indirizzo posta elettronica;
   • Password: la stessa password della casella di posta @nomedominio.estensione;
   • Tipo di cifratura: SSL o TLS;
   • Autenticazione: password;
   • Server posta in entrata: imaps.archivio.aruba.it
   • Porta: 993.

   POSTA IN USCITA (se richiesto dal programma)

   Per configurare un account, anche se la casella di archivio è progettata solo per sincronizzarsi con l'IMAP, molti programmi di posta richiedono l'inserimento dei parametri del server di posta in uscita. Utilizzare queste impostazioni:
   • Server di posta in uscita: smtps.archivio.aruba.it
   • Porta: 465;
   • Tipo di cifratura: SSL o TLS;
   • nome utente e password sono gli stessi della posta in entrata.