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3.1.3 Mailing List definizione, creazione e gestione - WebMail Beta

La Mailing List è una lista di indirizzi email destinata a ricevere specifiche informazioni e/o partecipare a discussioni via email su argomenti e interessi comuni.

Il Pannello Webmail sezione Gestisci consente di creare una Mailing List nel modo più professionale, grazie ai filtri e alle opzioni configurabili. La funzione è riservata ai soli utenti Postmaster.

A seguire la procedura dettagliata su come crearla e gestirla:
Una volta avvenuto l’accesso al Pannello Gestisci, in alto a destra:
1. Aprire il menù a tendina postmaster;
2. Cliccare sulla voce -Gestione-:



3. Selezionare il tab Mailing List dal menù in colonna a sinistra;
4. Poi cliccare su -AGGIUNGI UNA MAILING LIST-:



Nello spazio indicato, digitare il Nome da associare alla Mailing list in creazione e cliccare su -SALVA- per completare la creazione:

Una volta creata una Mailing List, il pannello offre varie funzioni che ne consentono la totale personalizzazione. La presente guida mostra tutte le possibili opzioni configurabili.

Dalla lista delle Mailing List cliccare sul pulsante -MODIFICA MAILING LISTA- in corrispondenza della mailing list che si vuole configurare:

Per un corretto funzionamento della Mailing List e per evitare problemi di distribuzione indesiderata (come mail di SPAM o VIRUS), è opportuno seguire nel dettaglio la configurazione sotto indicata:    
Dal tab -Impostazioni Avanzate-:

1. Admin Mailing List: è preferibile specificare:
- l’indirizzo email del gestore della mailing list;
- e il prefisso per individuare facilmente la mailing list negli headers dei messaggi.

2. Opzioni Mail in Uscita: selezionare l’opzione indicata per limitare ai soli moderatori di inviare i messaggi alla lista intera. In questo modo gli altri utenti saranno rifiutati. Sconsigliamo di abilitare l’opzione -CHIUNQUE PUO’ INVIARE MESSAGGI-, in quanto la MailingList oscura in automatico i destanatari del messaggio, ma se viene selezionata questa opzione, il mittente di ogni singola email di risposta diventa visibile a tutti i destinatari della MailingList stessa



3. Opzioni Mailing List:
  • Invia risposte a: in tale sezione è possibile impostare a chi inviare le risposte degli iscritti ad un messaggio della Mailing list ed è possibile scegliere tra Mittente originale-, -Lista completa- (sconsigliato perché in questo modo si renderebbe Aperta la mailing list) oppure a -Questo indirizzo-, indicandolo di seguito.
  • Includi un trailer alla fine di ciascun messaggio-: il trailer può essere descritto come una firma che viene inserita in ciascun messaggio che la lista invia. Occorre precisare che il trailer viene aggiunto esclusivamente se il messaggio spedito alla lista è in formato testuale.
  • Imposta versione digest della lista-: selezionando tale opzione i messaggi della lista non vengono inviati singolarmente agli iscritti, ma raggruppati in un'unica email che viene inviata solo se viene soddisfatta una delle seguenti condizioni:
- Sono passate almeno 48 ore dall’ultimo digest;
- Sono passati almeno 30 messaggi dall’ultimo digest;
- In totale è stata superata la soglia di 64KB di messaggi dall’ultimo digest.
  • Richieste di servizio inviate a mialista -request-: tale opzione consente di scegliere se gli utenti possono inviare alla lista soltanto le richieste di sottoscrizione e cancellazione o anche altre tipologie di richieste.



4. Amministrazione Remota: configurando le opzioni nel modo indicato, viene abilitato l’invio dei comandi amministrativi da remoto, vale a dire tramite email. Gli utenti così abilitati, non possono però iscriversi o cancellarsi dalla lista in modo autonomo, ma solo gli amministratori della lista possono effettuare tali operazioni.

5. Richiesta di Sottoscrizione e Cancellazione: in questo modo verrà recapitata una mail di conferma da inviare al richiedente tutte le volte che un iscritto richiede la cancellazione del suo profilo dalla Mailing List.



6. Archivio del Messaggio: abilitando le opzioni nel seguente modo, si ha uno storico completo di tutti i messaggi della lista, e si limita l’accesso all’archivio ai soli moderatori:



Cliccare su -SALVA IMPOSTAZIONI GENERALI- per salvare la configurazione:

Da questa schermata il moderatore ha la possibilità di inserire nuovi iscritti alla lista. L’operazione è semplice e intuitiva:
•  Selezionare il tab Iscritti;
•  Digitare, nello spazio indicato, l’indirizzo di posta;
•  Cliccare su -Aggiungi-:



Per rimuovere i contatti dalla Mailing List, cliccare sul pulsante -Rimuovi dalla Mailing List- corrispondente all’indirizzo da eliminare:



Inoltre, si ha la possibilità di esportare e salvare (sul proprio PC) il proprio Elenco Iscritti. La lista viene salvata in formato Excel e questa funzione permette di avere a portata di mano un backup sempre pronto all’uso. Per procedere è sufficiente cliccare sul pulsante  e salvare il file generato in automatico dal sistema.

Per importare contatti dal proprio PC e aggiungerli in automatico al proprio elenco iscritti selezionare il pulsante , quindi scegliere il file contenente i nuovi indirizzi email. È necessario creare un file .csv (può essere generato ad esempio con con excel o Libre Office calc, deve essere composto da soli indirizzi email posti su un’unica colonna, e poi salvato come .csv senza caratteri di separazione). Cliccando su -Apri- i nuovi indirizzi sono aggiunti in automatico e visibili sulla lista -Elenco Iscritti-.
Dal tab -Amministratori -si ha la possibilità di inserire nuovi moderatori alla lista. Basta digitare, nello spazio indicato, l’indirizzo di posta e poi cliccare su -Aggiungi-:



Per rimuovere gli Amministratori dalla Mailing List, cliccare sul pulsante -Rimuovi dalla lista dell’amministratore- corrispondente alla casella da disabilitare dalla Gestione della Lista:


 
Una volta creata la Mailing List per inviare un'email a tutti gli iscritti è sufficiente indicare nel campo -A- o -CC- del messaggio:

nomemailinglist@nomedominio.com

dove nomemailinglist è il nome assegnato alla lista in fase di creazione (quello visualizzato in -Mailing List- nel pannello Gestione).

Inserire il nome della Mailing List solo ed esclusivamente nel campo -A- o -CC- del messaggio.
Inserendo lo stesso nel campo -CCN- potrebbero infatti verificarsi malfunzionamenti.
Per applicare le varie regole e configurare i filtri disponibili, utilizzare i pulsanti specifici: Antispam, WhiteList e BlackList per la Mailing List desiderata:

  La richiesta di iscrizione alla Mailing List può avvenire, ad esempio:

tramite apposito Form sul sito
tramite invio di email con consenso esplicito
 
 Per ulteriori informazioni in merito alla richiesta di iscrizione alla Mailing List, rivolgersi al Customer Care Aruba
aprendo una Richiesta di assistenza sul portale assistenza.aruba.it.
 La Mailing List può essere utilizzata
da chiunque possegga un servizio Aruba con associato un servizio Email. È escluso l'utilizzo con servizi di posta di altri gestori
 Per gestire i comandi della propria mailing list via email
consultare la guida dedicata Gestione della Mailing List via email - versione Beta
 
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