Webmail Smart - Multiutenza
Come funziona la multiutenza
Il servizio opzionale
Business Mail ti consente di utilizzare la
Multiutenza, una funzione pensata per condividere la gestione di una o più caselle di posta del dominio. Puoi scegliere di collaborazione con più utenti, ciascuno con
credenziali personalizzate.
Puoi permettere al tuo
collaboratore di avere accesso alla tua casella di posta in uno dei 3 seguenti modi:
- completo, così avrà la tua stessa operatività sulla casella;
- lettura e modifica, così potrà leggere, spostare ed eliminare i tuoi messaggi di posta, ma non potrà inviare email;
- sola lettura, così potrà solo leggere e scaricare i messaggi della casella.
Nelle sezioni successive trovi il dettaglio delle operazioni possibili in base al ruolo di
amministratore di posta del dominio, di
utilizzatore della casella da condividere e di
collaboratore.
Cosa può fare l'amministratore di posta del dominio
L'amministratore della posta del dominio è chi che gestisce la password della casella postmaster. Se sei l'amministratore di posta puoi impostare la multiutenza su tutte o sulle singole caselle del dominio.
Per gestire la funzione:
Selezionando il menu
Caselle trovi l'elenco delle caselle dove c'è la colonna
Multiutenza. Se hai attivato l'opzione su una casella, sulla sua riga compaiono 2 icone:
 |
la prima rappresenta gli utenti attivi (cioè quelli che hanno accettato la collaborazione e scelto la password personalizzata), la seconda rappresenta gli utenti in attesa. |
Azioni possibili:
- attivare o disattivare la multiutenza su una casella. Premi in un qualsiasi punto della sua riga nell'elenco. Nella schermata di modifica seleziona in alto il tab Multiutenza. Di default il selettore è su disattiva, se lo premi si attiva e ti compiano ulteriori opzioni.
- Invitare un collaboratore. Seleziona il pulsante Invita un collaboratore per inviare un'email alla casella (o più di una) del dominio che hai scelto per collaborare alla gestione di questa casella. Si apre un popup dove devi indicare indirizzo del dominio a cui inviare la richiesta, scegliere il suo username (che avrà come indirizzo finale nomescelto/[email protected]), selezionare la lingua in cui inviare la comunicazione e la tipologia di accesso che avrà il collaboratore tra Completa (lettura, modifica e invio messaggi), Lettura e modifica e Sola lettura. Puoi completare l'email che verrà inviata al collaboratore con un messaggio personalizzato. Dopo l'invio vedrai l'elenco dei collaboratori che sono In attesa di conferma e quelli che hanno confermato, con l'indicazione Collaborazioni attive.
- Eliminare un collaboratore. Elimina un collaboratore cliccando sul nome della casella dall'elenco nel menu Gestione, poi sul tab Multiutenza e infine sul cestino presente accanto a ogni collaboratore attivo o in attesa dall'elenco in basso.
- Controllare lo stato delle richieste di collaborazione. Controlla gli utenti che hanno accettato la collaborazione e quelli in sospeso da Gestione > Caselle, guardando la colonna Multiutenza nell'elenco.
Per
attivare la multiutenza è necessario che sulla casella sia attiva l'opzione
Gestione password. Solo dopo che hai attivato la Multiutenza su una casella eventualmente puoi disattivare la
Gestione password su quell'account.
Non puoi disattivare la multiutenza su una casella se prima non elimini le collaborazioni già attive.
Cosa può fare l'utilizzatore della casella
L'utilizzatore è l'utente abituale della casella, che esegue l'accesso con l'indirizzo email e la relativa password. Se sei l'utilizzatore, puoi decidere di consentire la gestione della tua casella a uno o più collaboratori con "speciali" credenziali personalizzate. A differenza dell'amministratore non puoi attivare o disattivare la multiutenza e puoi gestire esclusivamente le impostazioni di collaborazione della tua casella.
Per gestire la funzione:
- collegati a webmail.aruba.it;
- autenticati con il tuo indirizzo completo di posta e la relativa password;
- vai su Impostazioni e poi su, Multiutenza.
Azioni possibili:
- Invitare un collaboratore. Seleziona il pulsante Invita un collaboratore per inviare un'email alla casella (o più di una) del dominio che hai scelto per collaborare alla gestione di questa casella. Si apre un popup dove devi indicare indirizzo del dominio a cui inviare la richiesta, scegliere il suo username (che avrà come indirizzo finale nomescelto/[email protected]), selezionare la lingua in cui inviare la comunicazione e la tipologia di accesso che avrà il collaboratore tra Completa (lettura, modifica e invio messaggi), Lettura e modifica e Sola lettura. Puoi completare l'email che verrà inviata al collaboratore con un messaggio personalizzato.
- Eliminare un collaboratore. In basso hai l'elenco dei collaboratori, premi sul cestino presente accanto a ogni collaboratore attivo o in attesa.
- Controllare lo stato delle richieste di collaborazione. In basso hai l'elenco dei collaboratori che sono In attesa di conferma e quelli che hanno confermato, con l'indicazione Collaborazioni attive. Accanto a ogni collaboratore è indicata la tipologia di accesso scelta, puoi modificarla n ogni momento.
Cosa può fare il collaboratore
Il collaboratore è chi viene chiamato dall'amministratore della posta del dominio o dall'utilizzatore della casella a condividere la gestione di una casella di posta del dominio.
Quando l'amministratore di posta del dominio o l'utilizzatore della casella inviano una richiesta di collaborazione, al collaboratore arriva un'email con le istruzioni e un link dedicato.
Se sei il collaboratore designato, per partecipare alla gestione della casella, devi aprire il messaggio che hai ricevuto e premere il link al suo interno.
Nel pannello che si apre
scegli la tua password (seguendo i requisiti indicati sotto) e ripetila. Al termine seleziona
Salva password.
Utilizzando lo username che vedi nella pagina e la password che hai appena creato, puoi accedere alla casella di posta condivisa sia con Webmail che attraverso il tuo programma di posta elettronica preferito.
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