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2.3.12 WebMail Smart - Uffici e sale riunioniSolo per WebMail Smart

Il servizio opzionale Business Mail consente di utilizzare Uffici e sale riunioni: una funzione pensata per le aziende che devono gestire i meeting nelle sale riunioni della sede o delle sedi fisiche sul territorio. Le sale riunioni, create dall'amministratore di posta del dominio, potranno essere prenotate da tutte le caselle del dominio.
Una modalità pratica e veloce per gestire gli incontri del personale.

Di seguito le operazioni possibili per chi gestisce la casella di posta [email protected] e per gli utilizzatori delle caselle del dominio:

 

Amministratore di posta del dominio

Creare un ufficio e/o una sala riunioni

 

  1. accedere a WebMail con la casella [email protected] e la relativa password;
  2. dal menu Gestione cliccare a sinistra su Uffici e sale riunioni;
  3. cliccare Crea un ufficio per aggiungere una nuova sede;
  4. indicare il nome dell'ufficio, l'indirizzo e cliccare Salva;
  5. una volta creato un ufficio, questo compare nell'elenco sottostante, cliccare il + accanto alla sua denominazione;
  6. cliccare Crea una sala per aggiungere una o più sale riunioni, per ognuna è possibile indicare un nome, la capienza indicativa* e le risorse a disposizione della stanza;
  7. cliccare Salva per confermare.
Sia gli uffici che le sale riunioni possono essere modificati o eliminati tramite gli appositi pulsanti presenti sulla destra:
 


* La capienza indicativa non costituisce un limite per il numero dei partecipanti che si può invitare alla riunione.

 

Utilizzatori caselle di posta del dominio

Organizzare o partecipare a un evento

 

Gli utenti che utilizzano le caselle di posta del dominio, incluso l'amministratore della posta, possono organizzare riunioni o partecipare a eventi organizzati da colleghi.
La gestione dell'organizzazione di un evento avviene attraverso il menu Calendario.
All'interno della sezione, dal calendario Personale, cliccare sull'orario nella data prescelta e compilare i campi previsti dal menu contestuale.
La schermata prevede la possibilità di gestire le seguenti impostazioni:
  • scegliere il titolo;
  • selezionare la sala o il luogo, le due opzioni solo alternative, per luogo si intende una location diversa da una sala o un link per una riunione online;
  • indicare l'orario e la visibilità;
  • dal tab Invitati e sale è possibile cliccare il pulsante Mostra disponibilità invitati e sale per verificare l'effettiva disponibilità di una sala per l'orario scelto e indicare gli indirizzi email degli invitati, che possono essere inseriti attraverso il pulsante Aggiungi. Per le persone che non sono obbligate a partecipare è possibile cliccare la voce Facoltativo per un elenco separato a cui aggiungere i loro indirizzi; 
  • dai tab Descrizione, Ricorrenza e Altre opzioni è possibile gestire rispettivamente: un breve testo, se si desidera che l'evento si ripeta con una certa cadenza e se si vuole gestire promemoria e colori.
È possibile accettare un invito via email a una riunione sia attraverso WebMail che da un programma di posta semplicemente cliccando alla domanda Parteciperai a questo evento?, in alternativa è possibile scegliere Forse o No.
 
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