Il servizio opzionale
Business Mail Smart consente di utilizzare
Uffici e sale riunioni: una funzione pensata per le aziende che devono gestire i meeting nelle sale riunioni della sede o delle sedi fisiche sul territorio. Le sale riunioni, create dall'amministratore di posta del dominio, potranno essere prenotate da tutte le caselle del dominio.
Una modalità pratica e veloce per gestire gli incontri del personale.
Di seguito le operazioni possibili per chi gestisce la casella di posta
[email protected] e per gli utilizzatori delle caselle del dominio:
Amministratore di posta del dominio
Creare un ufficio e/o una sala riunioni
- accedere a WebMail con la casella [email protected] e la relativa password;
- dal menu Gestione cliccare a sinistra su Uffici e sale riunioni;
- cliccare Crea un ufficio per aggiungere una nuova sede;
- indicare il nome dell'ufficio, l'indirizzo e cliccare Salva;
- una volta creato un ufficio, questo compare nell'elenco sottostante, cliccare il + accanto alla sua denominazione;
- cliccare Crea una sala per aggiungere una o più sale riunioni, per ognuna è possibile indicare un nome, la capienza indicativa* e le risorse a disposizione della stanza;
- cliccare Salva per confermare.
Sia gli uffici che le sale riunioni possono essere modificati o eliminati tramite gli appositi pulsanti presenti sulla destra:
* La capienza indicativa non costituisce un limite per il numero dei partecipanti che si può invitare alla riunione.
Utilizzatori caselle di posta del dominio
Organizzare o partecipare a un evento
Gli utenti che utilizzano le caselle di posta del dominio, incluso l'amministratore della posta, possono organizzare riunioni o partecipare a eventi organizzati da colleghi.
La gestione dell'organizzazione di un evento avviene attraverso il menu
Calendario.
All'interno della sezione, dal calendario
Personale, cliccare sull'orario nella data prescelta e compilare i campi previsti dal menu contestuale.
La schermata prevede la possibilità di gestire le seguenti impostazioni:
- scegliere il titolo;
- selezionare la sala o il luogo, le due opzioni solo alternative, per luogo si intende una location diversa da una sala o un link per una riunione online;
- indicare l'orario e la visibilità;
- dal tab Invitati e sale è possibile cliccare il pulsante Mostra disponibilità invitati e sale per verificare l'effettiva disponibilità di una sala per l'orario scelto e indicare gli indirizzi email degli invitati, che possono essere inseriti attraverso il pulsante Aggiungi. Per le persone che non sono obbligate a partecipare è possibile cliccare la voce Facoltativo per un elenco separato a cui aggiungere i loro indirizzi;
- dai tab Descrizione, Ricorrenza e Altre opzioni è possibile gestire rispettivamente: un breve testo, se si desidera che l'evento si ripeta con una certa cadenza e se si vuole gestire promemoria e colori.
È possibile accettare un invito via email a una riunione sia attraverso WebMail che da un programma di posta semplicemente cliccando
Sì alla domanda
Parteciperai a questo evento?, in alternativa è possibile scegliere
Forse o
No.