L'amministratore di posta del dominio può scegliere di agevolare gli utenti di posta del dominio inviando un'email informativa che contiene il link alle guide sulle principali funzioni della casella di posta, sulla configurazione e l'utilizzo di Webmail.
Il testo del messaggio è precompilato, il postmaster può decidere se aggiungere il proprio indirizzo email e/o il proprio numero di telefono per essere contattato dagli utilizzatori delle caselle in caso di problemi di gestione, creazione e modifica password e le altre operazioni di sua competenza.
L'email di benvenuto può essere inviata in fase di
creazione di una nuova casella nell'ultimo step della procedura, i recapiti restano memorizzati dall'ultima comunicazione inviata e possono essere modificati all'occorrenza.