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5.4.7 WebMail Smart - Creazione e gestione Mailing List

La Mailing list è una lista di indirizzi email destinati a ricevere specifiche informazioni e/o partecipare a discussioni via email su argomenti e interessi comuni.

Il Pannello Gestisci caselle dominio di WebMail consente di creare una Mailing List in modo professionale, grazie ai filtri e alle opzioni configurabili. La funzione è riservata ai soli utenti Postmaster.

Attraverso il menu Mailing List  è possibile eseguire le seguenti operazioni:
  1. Accedere al pannello Gestisci caselle dominio con l'utente postmaster;
  2. selezionare il menu -Mailing List- a sinistra e poi cliccare il pulsante .
  3. Nella schermata che viene aperta indicare il nome che precede @nomedominio.ext dell'indirizzo che si desidera assegnare alla mailing list.


I parametri per la gestione della lista possono essere definiti successivamente cliccando sulla mailing list creata, che compare immediatamente nell'elenco.

Una volta creata una Mailing List, il pannello offre varie funzioni che ne consentono la personalizzazione. Di seguito le opzioni configurabili cliccando con il tasto destro del mouse sulla lista da gestire e poi -Modifica- o selezionandola dall'elenco e cliccando il bottone    in alto:

Parametri generali

1. Dettagli mailing list: è possibile specificare:
  1. Indirizzo email del gestore della mailing list, è consigliabile impostare un indirizzo di posta del dominio;
  2. Prefisso da visualizzare nell'header dei messaggi, permette di inserire un breve testo che, tra parentesi quadre, viene anteposto nell’oggetto di tutti i messaggi inviati attraverso la lista.


2. Tipo di mailing list: sono previste le seguenti opzioni: 
  1. -Aperta-, la lista accetta i messaggi da qualsiasi indirizzo email mittente e lo smista in automatico a tutti gli iscritti;
  2. -Chiusa con rifiuto-, la lista accetta i messaggi esclusivamente dagli iscritti, gli altri mittenti, inclusi i moderatori, ricevono un messaggio di rifiuto;
  3. -Chiusa con approvazione-, la lista accetta i messaggi dagli iscritti e dal moderatore, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione;
  4. -Moderata con rifiuto-, la lista dopo aver ricevuto un messaggio invia al moderatore un'email per richiedere l’approvazione dell’invio solo se il mittente del messaggio è un indirizzo moderatore, altrimenti invia al mittente una comunicazione di rifiuto;
  5. -Moderata con approvazione-, la lista dopo aver ricevuto un messaggio da un qualsiasi mittente invia al moderatore un'email per richiedere l’approvazione dell’invio.
  Si sconsiglia di abilitare l’opzione -Aperta-, in particolare per le liste dove gli iscritti sono numerosi, in quanto se uno degli iscritti utilizza la funzione “Rispondi a tutti” genererà un nuovo invio all'intera lista e non solo al mittente.
Le opzioni consigliate se la lista viene utilizzata per comunicazioni di vario genere sono - Moderata con rifiuto- o -Moderata con approvazione-.



Di seguito una tabella riassuntiva dell'effetto di ciascuna delle scelte possibili sull'invio dei messaggi alla mailing list:
 
TIPO MAILING LIST MODERATORE ISCRITTO INDIRIZZO ESTERNO
 Aperta può inviare può inviare può inviare
Chiusa con rifiuto se non è anche iscritto riceve una respinta può inviare riceve una respinta
Chiusa con approvazione può inviare può inviare può inviare, ma il moderatore deve approvare il messaggio
Moderata con rifiuto può inviare, ma riceve comunque il messaggio di moderazione/automoderazione (per evitare gli invii non autorizzati) riceve una respinta riceve una respinta
Moderata con approvazione può inviare, ma riceve comunque il messaggio di moderazione/automoderazione (per evitare gli invii non autorizzati) può inviare, ma il moderatore deve approvare il messaggio può inviare, ma il moderatore deve approvare il messaggio


3. Opzioni mailing list consente di configurare le seguenti opzioni:
  1. Invia risposte a: in tale sezione è possibile impostare a chi inviare le risposte degli iscritti ad un messaggio della Mailing list scegliendo tra il Mittente originale, la Lista completa (sconsigliato perché in questo modo si renderebbe Aperta la Mailing list) oppure a Questo indirizzo, consentendo di indicarlo.
  2. Includi un trailer alla fine di ciascun messaggio: il trailer può essere descritto come una firma che viene inserita in ciascun messaggio che la lista invia. Il trailer viene aggiunto esclusivamente se il messaggio spedito alla lista è in formato testuale.
  3. Imposta una versione digest della lista: selezionando tale opzione i messaggi della lista non vengono inviati singolarmente agli iscritti alla lista digest, ma raggruppati in un'unica email che viene inviata solo se viene soddisfatta una delle seguenti condizioni:
  • Sono passate almeno 48 ore dall’ultimo digest
  • Sono passati almeno 30 messaggi dall’ultimo digest
  • In totale son stati superati 64KB di messaggi dall’ultimo digest
  1. Opzione Richieste servizio inviate a nomemailinglist-request@nomedominio.ext: tale opzione consente di scegliere se gli utenti possono  inviare alla lista soltanto le richieste di sottoscrizione e cancellazione o anche altre tipologie di richieste.


​4. Amministrazione Remotaselezionando le opzioni di tale sezione viene abilitato l’invio dei comandi amministrativi da remoto, cioè tramite email. La funzione è riservata ai soli amministratori. Per maggiori informazioni sui comandi remoti è possibile consultare la guida dedicata.

Cliccando l'interruttore accanto alla voce "Attiva amministrazione remota solo per i moderatori" il selettore si sposta a destra (diventando verde) e viene espanso il menu relativo all'amministrazione remota.



È possibile scegliere tra le ulteriori opzioni disponibili.


 
È possibile, inoltre, abilitare per i moderatori le seguenti funzioni:
 
  • Visualizzare la lista di iscritti ed effettuare ricerche;
  • Modificare i file testuali (come ad esempio: trailer, messaggio, aiuto, ecc.): tale opzione consente di abilitare o disabilitare agli amministratori alla modifica dei messaggi di testo della lista.
5. Richiesta di Sottoscrizione e Cancellazione: è possibile tramite tale sezione configurare il comportamento del sistema in fase di iscrizione o cancellazione da parte di un utente. Sono consentite le seguenti selezioni:
  1. Invia all'iscritto un'email di conferma di sottoscrizione alla mailing list, tale opzione consente di abilitare l’invio di un messaggio all’utente iscritto per confermare l'iscrizione;
  2. Richiedi l'approvazione di un moderatore, attivando tale opzione se un utente richiede l’iscrizione, viene inviato un messaggio al moderatore che può approvare o meno.
  3. Invia all'iscritto un'email di conferma di cancellazione dalla mailing list, tale opzione consente di abilitare l’invio di un messaggio all’utente cancellato per confermare la cancellazione.


6. Archivio messaggi: abilitando le opzioni indicate nell'immagine viene creato uno storico completo di tutti i messaggi della lista, limitando l’accesso all’archivio ai soli moderatori. È possibile, in alternativa, fornire un accesso -Aperto a tutti- o -Limitato agli iscritti-.



Cliccare su -SALVA- per salvare la configurazione.


Iscritti

È possibile aggiungere iscritti alla Mailing list nei seguenti modi:
  1. inserendo manualmente e singolarmente gli indirizzi tramite il tasto -Aggiungi iscritto-;
  2. caricando una lista di iscritti tramite il tasto -Importa-. È consentito caricare un file .csv (che può essere generato ad esempio con Microsoft Excel e deve essere composto da soli indirizzi email posti su un’unica colonna, e poi salvato come .csv senza caratteri di separazione).


È possibile eliminare un iscritto ad una Mailing list selezionandolo dall'elenco e cliccando il tasto -Elimina-.



È possibile esportare e salvare (sul proprio PC) l'elenco degli iscritti alla Mailing list. La lista viene salvata in formato Excel, consentendo di avere un backup. Per procedere è sufficiente cliccare sul pulsante  e salvare il file generato in automatico dal sistema.

Moderatori

Selezionando il tab -Moderatori- è possibile inserire o aggiungere moderatori per la Mailing list che si sta gestendo.



Amministratori

Selezionando il tab -Amministratori- è possibile visualizzare gli amministratori della Mailing list e gestire i permessi delle eventuali caselle ulteriori rispetto al postmaster.



Il pannello di Gestione del servizio di Posta consente al Postmaster di assegnare ad una o più caselle del dominio il ruolo di Amministratore. Tali amministratori del servizio di posta diventano automaticamente anche amministratori delle Mailing List. Per creare un Amministratore è possibile cliccare sul menu -Generale- ed agire attraverso il tab -Amministratori-.



Antispam

Selezionando il tab -Antispam-, qualora il servizio opzionale Antivirus e AntiSpam fosse attivo, è possibile configurare il servizio per  la Mailing list .
Sono consentite le seguenti operazioni:
  1. Sospendere o riattivare il servizio per la Mailing list attraverso il tasto ATTIVO/NON ATTIVO
  2. scegliere il comportamento in caso una mail in entrata venisse identificata come spam tra:
  1. Personalizzazione messaggio di spam: i messaggi segnalati come spam sono consegnati nella posta in arrivo, ma contrassegnati con un tag personalizzabile che di default viene suggerito come "*****SPAM*****"
  2. Rifiuto automatico: i messaggi vengono rifiutati automaticamente, non conservati nella WebMail ed al mittente viene fornita una notifica del rifiuto.
Mittenti bloccati e sicuri

Selezionando il tab -Mittenti bloccati e sicuri-, è possibile creare o gestire una white list e/o una black list per la Mailing list.
 
Una volta creata la Mailing list per inviare un messaggio a tutti gli iscritti è sufficiente scrivere una email da qualunque programma di posta, dispositivo mobile o dalla WebMail da un mittente autorizzato in fase di configurazione indicando nel campo A o CC del messaggio:

nomemailinglist@nomedominio.com

dove nomemailinglist va sostituito con il nome assegnato alla lista in fase di creazione e nomedominio.ext va sostituito con il proprio nome a dominio.
 
  Nel caso la Mailing list fosse stata configurata con l'opzione -Solo gli iscritti ed il moderatore possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione- o con l'opzione -Solo i moderatori possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione- il moderatore riceve un messaggio contenente le istruzioni per accettare l’invio.
Generalmente è sufficiente rispondere al messaggio con una email vuota.
  La richiesta di iscrizione alla Mailing List può avvenire, ad esempio:
  • tramite apposito form sul sito;
  • tramite invio di email con consenso esplicito.
 
  Per ulteriori informazioni in merito alla richiesta di iscrizione alla Mailing List, rivolgersi all'Assistenza Aruba aprendo una Richiesta di assistenza sul portale assistenza.aruba.it
 La Mailing List può essere utilizzata da chiunque possegga un servizio Aruba con associato un servizio Email. È escluso l'utilizzo con servizi di posta di altri gestori.
Per gestire i comandi della propria mailing list via email consultare la guida dedicata Gestione della Mailing List via email.
 
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