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1.4.8 Mailing List definizione, creazione e gestione

La Mailing List è una lista di indirizzi email destinata a ricevere specifiche informazioni e/o partecipare a discussioni via email su argomenti e interessi comuni. Non solo, viene anche utilizzata per l’invio di email pubblicitarie e informative.

Per partecipare a questo genere di Liste, ogni utente sceglie di iscriversi, sarà poi premura del Gestore autorizzarlo alla visibilità e ricezione del materiale presente nel Forum o Blog del sito.

La WebMail Aruba consente di creare una Mailing List nel modo più professionale, grazie ai filtri e alle opzioni configurabili. La funzione è riservata ai soli utenti Postmaster, (per maggiori dettagli sulle caratteristiche della casella Postmaster e le modalità di accesso, visionare la guida dedicata). A seguire la procedura dettagliata su come crearla e gestirla, utilizzando la versione -Beta- della WebMail Aruba:
Una volta avvenuto l’accesso al pannello WebMail Aruba, in alto a destra:
1. Aprire il menù tramite l’apposita icona posta accanto al nome della casella postmaster
2. Clic sulla voce -Gestione-



3. Selezionare il Tab Mailing List dal menù a sinistra
4. Poi clic su -AGGIUNGI UNA MAILING LIST-



Nello spazio indicato, digitare il Nome da associare alla Mailing list in creazione e clic su -SALVA- per completare la creazione:

Una volta creata una Mailing List, il pannello offre varie funzioni che ne consentono la totale personalizzazione. La presente guida mostra tutte le possibili opzioni configurabili.

Dalla lista delle Mailing List, clic sul pulsante -MODIFICA MAILING LISTA- corrispondente alla lista di distribuzione che si vuole configurare:

Per un corretto funzionamento della Mailing List e per evitare problemi di distribuzione indesiderata (come mail di SPAM o VIRUS), è opportuno seguire nel dettaglio la configurazione sotto indicata:    
Dal Tab Impostazioni Avanzate:

1. Admin Mailing List: è preferibile specificare:
- l’indirizzo email del gestore della mailing list;
- e il prefisso per individuare facilmente la mailing list negli headers dei messaggi.

2. Opzioni Mail in Uscita: selezionare l’opzione indicata per limitare ai soli moderatori di inviare i messaggi alla lista intera. In questo modo gli altri utenti saranno rifiutati. Sconsigliamo di abilitare l’opzione -CHIUNQUE PUO’ INVIARE MESSAGGI-, in quanto la MailingList oscura in automatico i destanatari del messaggio, ma se viene selezionata questa opzione, il mittente di ogni singola email di risposta diventa visibile a tutti i destinatari della MailingList stessa



3. Opzioni Mailing List: raccomandiamo la configurazione indicata oppure di specificare un altro indirizzo. Evitare di abilitare la voce -Lista completa- (in questo modo si renderebbe “aperta” la mailing list):



4. Amministrazione Remota: configurando le opzioni nel modo indicato, viene abilitato l’invio dei comandi amministrativi da remoto, vale a dire tramite email.

5. Richiesta di Sottoscrizione e Cancellazione: in questo modo verrà recapitata una mail di conferma da inviare al richiedente tutte le volte che un iscritto richiede la cancellazione del suo profilo dalla Mailing List.



6. Archivio del Messaggio: abilitando le opzioni nel seguente modo, si ha uno storico completo di tutti i messaggi della lista, e si limita l’accesso all’archivio ai soli moderatori.



Clic su -SALVA IMPOSTAZIONI GENERALI- per salvare la configurazione:

Da questa schermata il moderatore ha la possibilità di inserire nuovi iscritti alla lista. L’operazione è semplice e intuitiva:
•  Selezionare il Tab Iscritti;
•  Digitare, nello spazio indicato, l’indirizzo di posta;
•  e poi clic su -Aggiungi-



Per rimuovere i contatti dalla Mailing List, clic sul pulsante -Rimuovi dalla Mailing List- corrispondente all’indirizzo da eliminare:



Inoltre, si ha la possibilità di esportare e salvare (sul proprio PC) il proprio Elenco Iscritti. La lista viene salvata in formato Excel e questa funzione permette di avere a portata di mano un backup sempre pronto all’uso. Per procedere è sufficiente cliccare sul pulsante  e salvare il file generato in automatico dal sistema.

Per importare contatti dal proprio PC e aggiungerli in automatico al proprio elenco iscritti selezionare il pulsante , quindi scegliere il file contenente i nuovi indirizzi email. E’ necessario creare un file .csv (può essere generato ad esempio con con excel o Libre Office calc, deve essere composto da soli indirizzi email posti su un’unica colonna, e poi salvato come .csv senza caratteri di separazione). Cliccando su –Apri- i nuovi indirizzi sono aggiunti in automatico e visibili sulla lista –Elenco Iscritti-
Dal Tab Amministratori si ha la possibilità di inserire nuovi moderatori alla lista. Bata digitare, nello spazio indicato, l’indirizzo di posta e poi clic su -Aggiungi- :



Per rimuovere gli Amministratori dalla Mailing List, clic sul pulsante -Rimuovi dalla lista dell’amministratore- corrispondente alla casella da disabilitare dalla Gestione della Lista:


 
Una volta creata la Mailing List per inviare una email a tutti gli iscritti è sufficiente inviare una email a:

nomemailinglist@nomedominio.com

dove nomemailinglist è il nome che avete assegnato alla lista in fase di creazione (quello visualizzato in -Mailing List- nel pannello Gestione)
Per applicare le varie regole e configurare i filtri disponibili, utilizzare i pulsanti specifici: Antispam, WhiteList e BlackList per la Mailing List desiderata:


Fondamentali, ai fini di una corretta gestione della Mailing List, sono i requisiti di validità della stessa, di seguito riportati:
Per un corretto invio di Mailing List da parte del mittente, è obbligatorio il rilascio dell"informativa specifica (art. 13 del Codice) ai destinatari delle comunicazioni promozionali, in modo tale da assicurare un’informazione chiara e adeguata in merito al trattamento dei loro dati, nonché il consenso consapevole alla ricezione di determinate comunicazioni.

Il contenuto dell’informativa è a discrezione del mittente della Mailing List, ma deve essere documentato per iscritto (art. 23, comma 3 del Codice) e il consenso acquisito per la finalità di invio di Mailing List deve essere libero, informato, specifico, con riferimento a trattamenti chiaramente individuati.

E’ pertanto necessaria la presenza contestuale di tutti i menzionati requisiti, per ritenere tale trattamento conforme al Codice, per cui si consiglia di consultare l'Informativa completa.

Il consenso del contraente deve essere specifico per ciascuna eventuale finalità perseguita e per ciascun eventuale trattamento effettuato. In tal modo, gli interessati sono messi in grado di esprimere consapevolmente e liberamente le proprie scelte in merito al trattamento dei loro dati personali.
  La richiesta di iscrizione alla Mailing List può avvenire, ad esempio:

tramite apposito Form sul sito
tramite invio di email con consenso esplicito
 
 La Mailing List può essere utilizzata
da chiunque possegga un servizio Aruba con associato un -servizio Email-. E' escluso l'utilizzo con servizi di posta di altri gestori
 Per gestire i comandi della propria mailing list via email
consultare la guida dedicata -Gestione della Mailing List via email - versione Beta-

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