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4.2.5 Modalità di gestione e Differenze tra il Calendario Aziendale e Personale di Business Mail

Tra le varie funzioni caratterizzanti il servizio Business Mail, sono presenti due opzioni che permettono di gestire gli appuntamenti personali in perfetta privacy oppure di condividerli con gli altri account legati allo stesso dominio. In questo articolo vengono descritte le differenze e le modalità di gestione dei Calendari:

- Calendario Aziendale: è una soluzione utilizzabile con la casella postmaster, che permette di creare uno specifico calendario e di condividerlo con le altre caselle del dominio.
- Calendario Personale: Ideale per configurare più calendari personali da poter gestire separatamente, secondo le proprie esigenze.

Una volta avvenuto l’accesso al pannello WebMail Aruba, si ha la possibilità di Creare, Modificare, Rimuovere oppure Gestire e Condividere i contenuti del Calendario con gli altri account. A seguire tutte le procedure possibili:
1. Clic su Calendario
2. Selezionare il Tab Gestione
3. Clic sul pulsante +



Si aprirà la seguente schermata dalla quale sarà possibile:
Inserire il nome del calendario;
Scegliere il colore da assegnare al calendario per distinguere gli eventi:



Infine clic su -OK- per completare l’operazione:
Per Modificare o Rimuovere un Calendario:

1. Clic sull’icona indicata;
2. Poi scegliere di selezionare:  
    il pulsante Modifica: se si vuole mutare il nome del Calendario;
   il pulsante Elimina: per rimuovere il Calendario:

La condivisione di un Calendario è una funzione professionale che autorizza più account a gestire o visualizzare appuntamenti e/o eventi dello stesso Calendario. Lo strumento consente al gestore del Calendario di:

Scegliere con chi condividerlo;
Scegliere l'impostazione di visibilità per ciascun utente autorizzato. Vale a dire stabilire in che modo possono essere visualizzati e gestiti gli eventi. Per procedere con le operazioni sopra descritte:

1. Clic sull’icona indicata;
2. E selezionare il pulsante -Condividi-:



3. Inserire il nome dell’account con cui si desidera con
dividere il Calendario. Digitare il nome della casella senza @nomedomininio. Esempio: per creare una casella mario.rossi@nomedominio.ext, inserire solo mario.rossi;
4. Dall’apposito menù a tendina, indicare la tipologia di permessi da attribuire all’account che si vuole aggiungere;
5. Clic su -AGGIUNGI-



6. Salvare le modifiche dal pulsante -OK-

Per sincronizzare un Calendario o una Rubrica con un client di posta, (Outlook o Thunderbird; Mac OS X per Ambiente Macintosh) accedere al Pannello Webmail Aruba, sezione Webmail, versione -Nuova webmail Beta-, quindi:
 
1. Dal menù –Altro- in alto a destra, selezionare la voce –Sincronizzazione- → -Desktop-



2. Installare il client desiderato (Outlook, Thunderbird o MAC OS X) sul proprio PC seguendo la procedura guidata;
3. Installare:

ArubaSync, in caso di sincronizzazione con Client Outlook;
 Funambol Thunderbird Sync, in caso di sincronizzazione con Client Thunderbird: la compatibilità è garantita dal produttore stesso fino alla Versione 17 di Thunderbird. Per informazioni specifiche su tale prodotto è necessario rivolgersi al produttore stesso;
Client Funambol Sync per Mac OS X o SyncJe per iPhone in caso di sincronizzazione con Mac OS X.

Di seguito le procedure per configurare il client di sincronizzazione ArubaSync (per maggiori informazioni sulle modalità di installazione del software dei client Funambol Thunderbird Sync, Funambol Sync per Mac OS X o SyncJe per iPhone visionare le guide riportate su  –Sincronizzazione- → -Desktop- o contattare la casa produttrice).
  Installare ArubaSync, utilizzando il download su –Sincronizzazione- → -Desktop-. Una volta completata l’installazione di ArubaSync, aprire il menù Windows Start e avviare il Client di sincronizzazione:
1. Selezionare la lingua preferita;
2. Specificare l'indirizzo del server: https://webmail.aruba.it/cgi-bin/xubisync, il nome completo della casella che si desidera sincronizzare, nella forma: nomecasella@nomedominio.xxx e la password del proprio account email da sincronizzare;



3. Cliccare su –Avanti-;
4. Selezionare il tipo di Outlook scegliendo tra:
Outlook Express
Microsoft Outlook 9x / 200x / XP / Vista / 7 / 8;
5. Scegliere se sincronizzare i contatti della Rubrica, gli eventi del calendario e/o entrambi;
6. Cliccare su –Avanti-;
7. Scegliere, per ciascuna Rubrica presente su Webmail (indicata come -Cartella su Server-) l’eventuale Cartella di Outlook con la quale eseguire la sincronizzazione, nel caso in cui sul Client di posta siano state precedentemente create più cartelle contatti, specificando anche la -Modalità di sincronizzazione- tra:
-Non sincronizzare-: non verrà eseguita alcuna sincronizzazione sulla cartella
-Sincronizzazione normale-: la sincronizzazione riguarderà tanto la cartella su Outlook quanto quella su Webmail, quindi ciascuna sarà aggiornata con i dati presenti nell’altra
-Upload su server-: i dati contenuti nella cartella di Outlook specificata verranno aggiornati sulla cartella della Webmail (e non viceversa)
-Download da server-: i dati presenti nella cartella Webmail specificata verranno aggiornati sulla cartella di Outlook (e non viceversa)
 

  8. Cliccare su –Avanti-;
9. Alla pagina visualizzata, scegliere che tipo di azioni far eseguire all'applicativo durante la sincronizzazione, in particolare:
Da -Opzioni-, selezionare –Impostazioni di sincronizzazione-,



Indicare il comportamento di ArubaSync in fase di sincronizzazione scegliendo tra –Chiedi sempre-, -Imposta come indirizzo personale-, -Imposta come indirizzo di Lavoro- quando vengano trovati nuovi indirizzi email, e tra –Chiedi sempre- e –Risoluzione automatica duplicando i dati- quando si registri un conflitto dati;
10. Una volta settati tutti i parametri necessari, cliccare sul pulsante –Sync- per avviare la sincronizzazione.
Per sincronizzare un Calendario o una Rubrica con un dispositivo mobile, (Android, IOS o Windows Phone) accedere al Pannello Webmail Aruba sezione Webmail, versione -Nuova webmail Beta-, quindi:
 
1. Dal menù –Altro- in alto a destra, selezionare la voce –Sincronizzazione- → -Cellulare-



L’utilizzo del protocollo SyncML consente di sincronizzare i contatti e gli eventi della Rubrica e del Calendario con quelli presenti nel proprio cellulare. Per eseguire la sincronizzazione su telefono cellulare, installare un client di sincronizzazione che permetta il trasferimento dei dati.
 
Su –Sincronizzazione- → -Cellulare- è disponibile una lista (non completa) che descrive dove trovare i client SyncML sul proprio telefonino e suddivisi tra:
Android
IOS
Windows Phone
  Una volta installato e/o configurato il software per la sincronizzazione, procedere alla trasmissione dei dati tra telefono e Business Mail. Di seguito i parametri relativi al server per la configurazione del proprio telefono:
Indirizzo del server: https://webmail.aruba.it/cgi-bin/xubisync
ID del server: XUbiSync2
Porta: 80
Indirizzo email: nomecasella@nomedominio.xxx
Password: La password della propria casella
Per la sincronizzazione dei contatti, se viene richiesto il nome del database, utilizzare Contacts.
Per la sincronizzazione degli eventi, se viene richiesto il nome del database, utilizzare Events.

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